POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TABLA DE CONTENIDO

Capítulo I. ASPECTOS GENERALES.

1.1. INTRODUCCIÓN.

1.2. NORMATIVIDAD.

1.3. OBJETIVO.

1.4. ALCANCE.

1.5. DEFINICIONES.

1.6. DATOS DE CONTACTO.

Capítulo II. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

2.1. PRINCIPIO DE LIBERTAD

2.2. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD

2.3. PRINCIPIO DE LEGALIDAD

2.4. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA

2.5. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD

2.6. PRINCIPIO DE NECESIDAD Y PROPORCIONALIDAD

2.7. PRINCIPIO DE FINALIDAD

2.8. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA:

2.9. PRINCIPIO DE INTERPRETACIÓN INTEGRAL DE DERECHOS CONSTITUCIONALES

2.10. PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD O CADUCIDAD

Capítulo III. AUTORIZACIÓN

3.1. AUTORIZACIÓN.

3.1.1. DATOS SENSIBLES

3.1.2. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

3.2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

3.2.1. CLIENTES

3.2.2. USUARIOS

3.2.3. EMPLEADOS

3.2.4. CANDIDATOS

3.2.5 .PROVEEDORES

3.2.6. ACCIONISTAS E INVERSIONISTAS

3.2.7. CLIENTE DE ALIANZAS

3.3. DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Capítulo IV. TITULARES

4.1. DERECHOS DE LOS TITULARES

Capítulo V. DEBERES DE BRIKKA S.A.S EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y EN CALIDAD DE ENCARGADO

5.1 EN CALIDAD DE RESPONSABLE.

5.2. EN CALIDAD DE ENCARGADO.

Capítulo VI. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER CONSULTAS, RECLAMOS Y/O QUEJAS

6.1. CONSULTAS.

6.2. RECLAMOS.

6.2.1 REQUISITOS PARA PRESENTAR UN RECLAMO

6.2.2. PROCEDIMIENTO

6.3. CANALES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y/O RECLAMOS.

6.4. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Capítulo VII. NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.

7.1 COOKIES

Capítulo VII. VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES

1. INTRODUCCIÓN

El artículo 15 de la Constitución Política reconoce que toda persona tiene derecho a acceder, actualizar y corregir la información que sobre ella se encuentre en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas. De igual forma, conforme a lo señalado por la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011, este derecho también abarca otras facultades, como autorizar el Tratamiento de datos, incorporar nueva información, así como excluirla o eliminarla de una base de datos o archivo.

Por lo anterior, BRIKKA S.A.S., en adelante BRIKKA, Sociedad Comercial identificada con el NIT 902014663-6. con domicilio principal en la ciudad de Cartagena, Colombia, es una empresa de desarrollo publicitario y de carácter de conexión a inversión a proyectos inmobiliarios cuyo en desarrollo de su objeto social recolecta y administra información personal. Por lo tanto, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal de sus clientes, empleados, candidatos, proveedores, colaboradores, accionistas, aliados y todos los demás Titulares en que se ejerza el tratamiento de datos personales por parte de BRIKKA. 

En ese orden de ideas y  en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales (Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012), se adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

1. NORMATIVIDAD

Para efectos de desarrollo de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se determina las siguientes pautas normativas, sin que las mismas sean excluyentes de una con la otra sino complementarias para el debido desarrollo del tratamiento de la política establecida por BRIKKA, en aras de garantizar los derechos de toda persona Natural o Jurídica

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
• Ley Estatutaria 1266 de 2008
• Ley 1273 de 2009
• Ley Estatutaria 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 886 de 2014
• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

1.3. OBJETIVO.

La presente Política tiene como finalidad garantizar la protección del derecho constitucional de Hábeas Data del que gozan todas las personas, permitiéndoles conocer, actualizar y corregir la información que haya sido recopilada y almacenada en las diferentes bases de datos. En cumplimiento de este derecho, la sociedad comercial únicamente recolecta y realiza Tratamiento de Datos Personales cuando cuenta con la autorización previa de su Titular, adoptando para ello las medidas de seguridad necesarias para salvaguardar dicha información.

Igualmente, esta Política establece los criterios y directrices que se aplican para la protección de los Datos Personales de los Titulares, las finalidades para las cuales se realiza el Tratamiento de la información, el área encargada de atender las peticiones, quejas y reclamos, así como los procedimientos que deben seguirse para conocer, actualizar, rectificar o suprimir los datos, y los canales dispuestos para que los Titulares puedan ejercer estos derechos.

1.4. ALCANCE.

Sin perjuicio del deber de reserva legal cuando la normatividad vigente lo requiera y sea aplicable a BRIKKA, en la presente Política se establecen los criterios y directrices que se implementarán para salvaguardar los datos personales de los Titulares y garantizar un adecuado tratamiento de los mismos.

El tratamiento que realice BRIKKA se sustentará siempre en la autorización previa del Titular y se llevará a cabo teniendo en cuenta las finalidades que le hayan sido informadas de manera clara y expresa.

La presente Política será aplicable a los datos personales que se encuentren bajo la administración de BRIKKA o que puedan ser conocidos por esta en razón de las relaciones comerciales que mantiene. En el primer escenario, BRIKKA actuará como Responsable del tratamiento; en los demás, podrá ostentar la calidad de Encargado o de Responsable, según corresponda, dependiendo de si recibe los datos de un tercero o los recolecta directamente. 

De igual manera, esta Política será aplicable cuando el tratamiento de los datos se realice en territorio colombiano, así como cuando el Responsable o Encargado no tenga domicilio en Colombia, pero en virtud de normas internacionales o tratados resulte obligada la aplicación de la legislación colombiana.

1.5 DEFINICIONES

En aras de tener claridad bajo los parámetros y términos que se empleen en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se define:

DATO PERSONAL: Es toda información que identifica o permite identificar, directa o indirectamente, a una o varias personas naturales.

DATO PÚBLICO: Información que ha sido calificada como pública por la Ley o la Constitución, así como aquella que no tiene carácter privado ni semiprivado.

DATO PRIVADO: Es la información de carácter íntimo o reservada que solo tiene importancia o relevancia para el propio Titular de los datos.

DATO SEMIPRIVADO: Es la información que no es íntima, ni reservada, ni pública, pero cuyo conocimiento o divulgación puede ser de interés tanto para el Titular como para un grupo o sector específico de personas.

DATO SENSIBLE: Es aquella información que se relaciona con la esfera más reservada del Titular y cuyo uso inadecuado puede dar lugar a actos de discriminación.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable, ya sea sola o en conjunto con otros.

USUARIO: Persona natural o jurídica que utiliza los servicios de la sociedad comercial sin tener necesariamente la calidad de cliente.

TRANSFERENCIA DE DATOS: Situación en la cual el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, ubicado en Colombia, remite datos personales a otro sujeto que también actúa como Responsable del Tratamiento, ya sea dentro del territorio nacional o en el exterior.

TRANSMISIÓN DE DATOS: Modalidad de Tratamiento que implica la comunicación de datos personales, dentro o fuera de Colombia, para que un Encargado los trate por cuenta del Responsable.

TRATAMIENTO: Es cualquier actividad o conjunto de actividades que se realicen sobre Datos Personales, tales como recolección, almacenamiento, gestión, uso, circulación, actualización o eliminación.

1.6. DATOS DE CONTACTO DE  BRIKKA

El Responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es BRIKKA y sus datos de contacto son los siguientes: [email protected]

CAPÍTULO II
PRINCIPIOS

En desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, BRIKKA, se compromete a cumplir de manera armónica e integral los siguientes principios:

2.1. Principio de libertad:

El Tratamiento de los datos personales solo podrá llevarse a cabo cuando el Titular haya otorgado su consentimiento previo, expreso e informado. En consecuencia, no se permitirá obtener ni divulgar Datos Personales sin dicha autorización, salvo que exista una orden legal o judicial que exima de requerir ese consentimiento.

2.2. Principio de confidencialidad:

Todas las personas que participen en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan carácter público deberán guardar absoluta reserva sobre la información, incluso después de que termine la relación que dio lugar a dicho Tratamiento. Solo podrán comunicar o suministrar datos personales en los casos y para las finalidades autorizadas por la Ley 1581 de 2012 y dentro de los parámetros allí previstos.

2.3. Principio de legalidad:

El Tratamiento de Datos Personales regulado por la Ley 1581 de 2012 y sus normas complementarias constituye una actividad sometida a reglas específicas, por lo que debe realizarse estrictamente conforme a lo dispuesto en dichas disposiciones y en las que las desarrollen o reglamenten.

2.4. Principio de transparencia:

En el marco del Tratamiento de datos personales, se debe asegurar que el Titular pueda solicitar y obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información del Responsable o del Encargado acerca de la existencia y uso de los datos que le conciernen.

2.5. Principio de veracidad o calidad:

La información objeto de Tratamiento debe ser precisa, completa, actualizada, verificable y comprensible. No se admite el manejo de datos que sean parciales, incompletos, desactualizados, fraccionados o que puedan inducir a errores.

2.6. Principio de necesidad y proporcionalidad:

Los datos personales que se incorporen a una base de datos deben limitarse a aquellos que resulten indispensables para cumplir las finalidades informadas al Titular. Por tanto, la información recolectada debe ser adecuada, pertinente y proporcional frente a los propósitos para los cuales fue obtenida.

2.7. Principio de finalidad:

El Tratamiento de los datos personales deberá responder siempre a fines legítimos, acordes con la Constitución y la ley, los cuales deben ser informados al Titular de manera clara, previa y específica.

2.8. Principio de acceso y circulación restringida:

El Tratamiento de los datos se realizará dentro de los límites establecidos por la naturaleza misma de la información personal, así como por lo previsto, en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En consecuencia, solo podrán tratar datos las personas autorizadas por el Titular o aquellas facultadas por la ley.

Salvo en el caso de la información de carácter público, BRIKKA no pondrá los datos personales a disposición en Internet ni en otros medios de divulgación masiva, excepto cuando el acceso pueda ser técnica y razonablemente controlado a fin de garantizar que solo los Titulares o terceros autorizados, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, puedan conocerlos.

2.9. Principio de interpretación integral de derechos constitucionales:

La Ley 1581 de 2012 deberá entenderse e interpretarse de forma tal que brinde una protección adecuada a los derechos constitucionales de los Titulares, entre ellos el hábeas data, el buen nombre, la honra, la intimidad y el derecho a la información. Estos derechos se armonizarán y equilibrarán con la libertad de información consagrada en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.

2.10. Principio de temporalidad o caducidad:

Los datos personales se conservarán únicamente durante el lapso necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados. Una vez alcanzado dicho propósito, deberá evaluarse la pertinencia de su supresión o archivo de conformidad con la normatividad vigente.

CAPÍTULO III
AUTORIZACIÓN

3.1. AUTORIZACIÓN.

Se solicitará la autorización de manera previa, expresa e informada a los Titulares para el tratamiento de sus datos personales, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta, verificación y trazabilidad posterior.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. A) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. B) Datos de naturaleza pública.
3. C) Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. D) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

El consentimiento del Titular podrá recaudarse por cualquier medio que permita su verificación posterior, como comunicaciones escritas, orales, digitales o mediante conductas que no dejen duda sobre su voluntad.

De acuerdo con su naturaleza y objeto social, BRIKKA recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, suministra, transmite, transfiere, comparte y suprime datos personales, para lo cual cuenta siempre con la autorización previa, expresa e informada del Titular.

BRIKKA, mantendrá evidencia de dichas autorizaciones de forma adecuada, garantizando en todo momento el respeto por los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

De igual manera, cuando se trate de información asociada a los siguientes tipos de datos, se aplicarán consideraciones especiales para su Tratamiento:

3.1.1. Datos Sensibles

Para el tratamiento de datos sensibles, se comunicará el tratamiento y las finalidades que se le dará a los datos sensibles, comprendiendo:

• La autorización de los datos sensibles será previa, expresa e informada.
• El período de conservación de los datos sensibles recolectados estará asociado a la vigencia en que el usuario mantenga activa alguna relación contractual con BRIKKA o durante el trámite de cualquier solicitud del usuario, según el producto y/o servicio adquirido.

3.1.2. Datos de niños, niñas y adolescentes.

En todo momento BRIKKA, se asegurará que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Para dar cumplimiento a lo anterior, se procederá de la siguiente manera:

• Se indicará que la respuesta a las preguntas relacionadas con los datos de niños, niñas y adolescentes es de carácter opcional.
• El tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes deberá estar siempre orientado a la protección de su interés superior.
• Se informará de manera clara, previa y expresa cuáles datos serán objeto de tratamiento y con qué finalidad se utilizarán.

3.2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

A continuación, se describen las principales finalidades con se llevará a cabo el tratamiento de la información personal:

3.2.1. Clientes

Las finalidades del tratamiento de datos personales de los clientes son, entre otras, las siguientes:

1. Adelantar todas las gestiones necesarias para la correcta prestación, administración y ejecución de los productos y/o servicios contratados.
2. Analizar, sostener, optimizar y fortalecer la relación contractual, incluyendo el envío de información relacionada con nuevos productos y/o servicios que puedan resultar de interés.

III. Actualizar la información suministrada por el cliente con aquella que repose en Operadores de Información o en cualquier otra persona, entidad u organización que administre bases de datos, siempre dentro de los fines legalmente previstos para estas.

1. Diseñar, aplicar y mantener mecanismos y herramientas orientadas a la detección, gestión y prevención del fraude.
2. Remitir información sobre productos y/o servicios, eventos, novedades, campañas, promociones, publicidad y programas de fidelización, a través de correo electrónico, correo físico, llamadas telefónicas, mensajes de texto (SMS, MMS), redes sociales o medios similares.
3. Evaluar y medir el grado de satisfacción de los clientes respecto de los productos y/o servicios adquiridos.
4. Compartir la información con aliados comerciales y estratégicos, con el propósito de formular y ejecutar ofertas de valor y propuestas comerciales.

VII. Mediante la descarga y uso de los canales digitales de BRIKKA, y contando con la autorización del Titular, la sociedad podrá recolectar y almacenar datos asociados a los dispositivos móviles, tales como información de conexión, ID del dispositivo, inventario de aplicaciones instaladas, datos de rendimiento de la aplicación, entre otros, con la finalidad de gestionar el riesgo, reforzar la seguridad y prevenir el fraude en el uso de los canales, productos y servicios.

Las finalidades mencionadas, previamente autorizadas por clientes y potenciales clientes, así como las validaciones de la información suministrada, podrán realizarse mediante herramientas tecnológicas que garanticen un tratamiento conforme a la normativa aplicable y eviten la adulteración, pérdida, acceso, uso o consulta no autorizados.

En relación con otros usuarios o peticionarios, BRIKKA también podrá tratar sus datos personales para:

1. Llevar a cabo los procesos necesarios para la adecuada atención y trámite de peticiones, quejas y reclamos.
2. Diseñar, aplicar y mantener herramientas para la detección y prevención de fraudes.

III. Compartir los datos suministrados por el usuario con los terceros que se requieran para dar respuesta y gestionar las solicitudes que presente.

3.2.3. Empleados

1. Garantizar el cumplimiento de las normas legales aplicables, entre ellas las relacionadas con derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) y obligaciones tributarias, así como gestionar adecuadamente las etapas precontractual, contractual y posterior a la terminación del vínculo.
2. Administrar internamente la información del trabajador en el marco de la relación laboral vigente y atender las obligaciones legales que de ella se deriven.
3. Compartir los datos personales para que el trabajador pueda ser informado y/o participe en los programas y actividades de bienestar organizados, directamente o por intermedio de terceros, quienes deberán dar a los datos un tratamiento adecuado y mantener absoluta confidencialidad.
4. Transmitir y/o transferir la información personal a entidades que tengan un vínculo contractual con XXXXXXXXXXX, tales como proveedores, auditores, aliados, fondo de empleados, entre otros, cuando ello sea necesario para la ejecución de la relación laboral.
5. Consultar y utilizar sus datos personales con el fin de ofrecer y gestionar procesos de formación y capacitación relacionados con las funciones que desempeña como empleado.

3.2.4. Candidatos

Los datos personales que los candidatos suministren en sus hojas de vida durante los procesos de selección serán conservados en las bases de datos de la entidad y se emplearán para las siguientes finalidades:

1. Analizar, verificar y determinar si el candidato cumple con los requisitos del cargo y de la organización a la que aspira, conforme a lo previsto en la política y el procedimiento de atracción y selección.
2. Compartir la información de los candidatos con terceros encargados de realizar procesos de validación de confiabilidad, tales como visitas domiciliarias, exámenes médicos, estudios de seguridad y pruebas de integridad.

3.2.5. Accionistas e Inversionistas:

1. Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su calidad de Emisor y Depositante respectivamente.
2. Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.

III. Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.

1. Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.
2. Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de Corrupción.
3. El cumplimiento de las actividades y fines necesarios de la relación emisor – accionistas.

VII. Atender consultas relacionadas con la actualidad financiera y no financiera que tengan los accionistas y/o inversionistas.

3.2.7. Cliente Alianzas

A continuación se señalan las finalidades del tratamiento de datos que se aplicará respecto de sus Aliados:

1. Recibir información relacionada con los productos y/o servicios ofrecidos por el Responsable y sus aliados, a través de correo electrónico, teléfono fijo, celular, redes sociales o cualquier otro medio análogo de comunicación.
2. Permitir que mis datos personales sean compartidos y actualizados con las empresas o aliados, cuando ello resulte necesario para la celebración, ejecución o gestión de los contratos que soportan los productos y/o servicios ofrecidos por el Responsable.

III. Permitir que mis datos personales sean compartidos con terceros aliados, ubicados dentro o fuera de Colombia, cuando sea requerido para garantizar la adecuada prestación o ejecución de los servicios contratados con los Responsables.

1. Utilizar mi información para la elaboración de estudios estadísticos y de comportamiento sobre mis gustos y preferencias respecto de los servicios ofrecidos, con el propósito de realizar prospección comercial y definir productos y/o servicios acordes con mis necesidades.
2. Emplear mis datos personales para compartirlos con aliados comerciales, ubicados dentro o fuera del país, a fin de que puedan ofrecerme sus productos y/o servicios por medio de correo electrónico, correo físico, llamadas telefónicas, SMS, MMS, redes sociales o canales similares, así como desarrollar actividades de conocimiento del cliente, campañas comerciales, publicitarias y estrategias de marketing.

3.3. DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Los datos personales serán tratados mientras se mantenga vigente el producto, servicio, contrato o cualquier tipo de relación con el Titular de la información, y por el plazo adicional que señale la ley. Asimismo, dicha información se conservará atendiendo los principios de necesidad y razonabilidad.

CAPÍTULO IV
TITULARES.

4.1. DERECHOS

1. Comunicarse con BRIKKA, por medio de los canales señalados en la presente Política, para solicitar la consulta, actualización o corrección de sus datos personales.
2. Requerir a BRIKKA que le sea suministrada copia o constancia de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en que, conforme a la ley, dicho Tratamiento no la exija.
3. Acceder de manera gratuita, a través de los medios dispuestos por BRIKKA a la información personal suya que haya sido objeto de Tratamiento.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles incumplimientos de las disposiciones legales sobre protección de datos personales y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

De acuerdo con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos anteriormente señalados podrán ser ejercidos por:

• El Titular, quien deberá acreditar su identidad de forma suficiente mediante los mecanismos que disponga el Responsable.
• Sus causahabientes, siempre que demuestren dicha calidad.
• El representante y/o apoderado del Titular, previa presentación de los documentos que acrediten la representación o el poder conferido.

CAPÍTULO V
DEBERES DE BRIKKA EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO

5.1. BRIKKA EN CALIDAD DE RESPONSABLE:

• Asegurar, por medio de los canales de atención previstos para los Titulares en el numeral 6.3 de este documento, el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data.

• Solicitar, recopilar y conservar las autorizaciones otorgadas por los Titulares, así como la evidencia de las mismas.

• Informar al Titular la finalidad del Tratamiento, los usos que se darán a sus datos personales y los derechos que le asisten con ocasión de la autorización suministrada.

• Mantener la información bajo condiciones de seguridad que eviten su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

• Realizar la actualización y rectificación de los datos personales cuando ello resulte pertinente o procedente.

• Incluir en el Aviso de Privacidad de Datos, disponible en la página web, los derechos que corresponden al Titular de la información, los cuales serán informados también al momento de obtener su consentimiento.

• Velar porque la información que se entregue al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y fácilmente comprensible.

• Establecer en los contratos suscritos con los Encargados del Tratamiento mecanismos eficaces de validación de datos, de manera que se procure en todo momento el uso correcto y actualizado de la información.

• Actualizar la información que repose en terceros o Encargados frente a cualquier novedad relacionada con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que dicha información se mantenga actualizada. 

• Atender y gestionar las quejas y reclamos que se presenten, en los términos previstos en esta Política y en la normativa aplicable.

• Poner en conocimiento de la autoridad de protección de datos los incidentes de seguridad que impliquen riesgos en la administración de la información de los Titulares.

5.2. BRIKKA EN CALIDAD DE ENCARGADO:

En los casos en se actué como Encargado de tratamiento de datos, se genera:

• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.
• Permitir el acceso únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO VI.
PROCEDIMIENTO PARA ATENDER CONSULTAS, RECLAMOS Y/O QUEJAS

En desarrollo de la normativa sobre protección de datos personales, se define el siguiente procedimiento y los requisitos correspondientes para que los Titulares de la información, sus causahabientes o cualquier otra persona con interés legítimo puedan presentar consultas, quejas y/o reclamos en ejercicio pleno y efectivo de sus derechos.

Es fundamental que la persona que formule una consulta, petición, queja y/o reclamo acredite debidamente su identidad, para lo cual deberá cumplir con los siguientes requisitos:

CLIENTES: Cuando se trate de un Cliente, su identidad se verificará a través de los mecanismos de autenticación internos.

USUARIO: Si el Titular de los datos personales no es cliente, deberá informar el tipo y número de documento de identidad, así como sus datos de contacto.

EMPLEADO, ASPIRANTE O EXEMPLEADO: Si se trata de un Empleado, la validación de su identidad se realizará mediante los procesos internos de autenticación y si el Titular es aspirante o exempleado, deberá adjuntar copia de su documento de identidad e indicar sus datos de contacto.

PROVEEDOR: Si el solicitante es proveedor vigente, su identidad se verificará mediante los mecanismos de autenticación internos y si ya no es proveedor, deberá anexar copia de su documento de identidad y señalar sus datos de contacto.

En caso de que el causahabiente del Titular de los datos personales solicite la consulta, y/ o reclamo, deberá adjuntar los siguientes documentos e información:

1. Copia del registro civil de defunción del Titular
2. Documento que acredite la calidad en que obra o relación de parentesco. (registro civil cuando aplique)
3. Dirección y datos de contacto del consultante.

Si se trata del representante legal y/o apoderado del Titular de los datos personales quien presenta la consulta y/o reclamo, deberá anexar los siguientes documentos:

1. Copia del documento de identidad del Titular
2. Copia del documento de identidad del representante legal y/o apoderado.
3. Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación)
4. En caso de tratarse de una persona jurídica, certificado de existencia y representación legal no mayor a 30 días.

6.1 CONSULTAS.

Los Titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que acredite un interés legítimo podrán acceder y consultar la información que sobre ellos se encuentre registrada en las bases de datos personales administradas por BRIKKA.

Las consultas serán respondidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción.

Si no fuera posible dar respuesta dentro de dicho término, se informará al Titular, a sus causahabientes o a la persona con interés legítimo sobre las razones de la demora y se indicará la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del plazo inicial, de acuerdo con lo previsto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

6.2. RECLAMOS.

Los Titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con interés legítimo que consideren que la información registrada en las bases de datos administradas por BRIKKA, o por alguno de sus Encargados, debe ser corregida, actualizada, suprimida, o que identifiquen un posible incumplimiento de la Ley, podrán presentar un reclamo bajo las siguientes condiciones:

6.2.1. Requisitos para la presentación del reclamo

1. El reclamo deberá dirigirse a BRIKKA y estar acompañado del documento de identidad del Titular. Si quien presenta el reclamo es una persona distinta al Titular (causahabiente u otra con interés legítimo), deberá anexar los documentos indicados en este capítulo que acrediten dicha calidad.
2. Incluir una descripción clara y detallada de los hechos que motivan la queja o reclamo.
3. Suministrar un número telefónico de contacto, ya sea de línea fija o teléfono móvil.
4. Indicar la dirección donde desea recibir las notificaciones, la cual podrá ser física o correo electrónico.
5. Aportar los documentos que considere pertinentes para respaldar su solicitud.

6.2.2 Procedimiento:

1. Cuando el reclamo esté incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que corrija o complete la información faltante.

1. Una vez se reciba el reclamo en debida forma, se registrará en la base de datos correspondiente.

1. El plazo máximo para dar respuesta al reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Si no es posible resolverlo dentro de este término, se informará al Titular las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del término inicial.

1. En los casos en que se solicite la supresión total o parcial de los datos personales o la revocatoria de la autorización por parte del Titular, se evaluará la solicitud específica y comunicará su decisión al Titular. Sin embargo, dichas solicitudes no serán procedentes cuando el Titular tenga la obligación legal o contractual de permanecer en las bases de datos administradas.

6.3. CANALES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y/O RECLAMOS.

El canal de atención de consultas y/o reclamos es a través del correo electrónico [email protected] 

6.4. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Los Titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que acredite un interés legítimo solo podrán acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC, para presentar una queja, una vez hayan agotado previamente el trámite de consulta, queja y/o reclamo ante BRIKKA previsto en la presente Política, conforme a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012. 

CAPÍTULO VII
NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.

BRIKKA, dispone de políticas, normas y procedimientos orientados a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, incluidos los datos personales. De igual forma, se ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas para resguardar la seguridad de la información y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En los contratos suscritos con los Encargados del tratamiento se han previsto cláusulas específicas que les imponen, de manera expresa, la obligación de garantizar la seguridad y la privacidad de la información de los Titulares.

7.1. Cookies

BRIKKA, cuenta con una Política de uso de Cookies aplicable a su sitio web corporativo y a sus aplicaciones móviles (Apps), en la cual se definen las condiciones de uso de estos archivos y los derechos de los Titulares frente a la recolección y utilización de su información personal a través de estos mecanismos.

Para consultar en detalle esta Política, puede ingresar a https://brikka.co/politica-de-cookies-brikka/

CAPÍTULO VIII
VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

Esta Política podrá ser actualizada o ajustada en cualquier momento, con el fin de adecuarla a nuevas prácticas internas o a cambios normativos y jurisprudenciales relacionados con la protección de datos personales.

Cuando se realice alguna modificación, la misma se dará a conocer a los Titulares de la información personal a través de la página web o por cualquier otro medio que se considere adecuado, indicando la fecha a partir de la cual empezará a regir la respectiva actualización o cambio.

Esta política tendrá una versión resumida, puesta en conocimiento de la ciudadanía en general, en cumplimiento de lo señalado en la Ley 1582 de 2012, decretos reglamentarios y demás normas concordantes y vigentes.

Dada y publicada en Cartagena, a los siete (7) días del mes de Abril de dos mil veintiséis (2026).  

BRIKKA

NIT No. 902014663-6